Exemple d’un entretien annuel d’évaluation rempli

L’entretien annuel d’évaluation est un moment clé aussi bien pour l’employé que pour l’employeur. Cet exercice, souvent vu comme une formalité administrative, est en réalité une opportunité en or pour évaluer les performances, fixer des objectifs et renforcer l’engagement des employés. Il n’est pas forcément évidemment de savoir quoi répondre et à quel type de questions les collaborateurs vont devoir répondre. Les managers peuvent aussi rencontrer des difficultés à répondre à certaines questions.

À travers cet article, nous explorerons un exemple concret d’entretien annuel d’évaluation rempli, en mettant en lumière les meilleures pratiques pour mener à bien cette démarche cruciale. En nous appuyant sur un cas concret, nous allons vous présenter plusieurs types de questions et les informations que vous pouvez donner lorsque que vous répondez à ce type d’entretien.

L’entretien annuel d’évaluation : définition

L’entretien annuel d’évaluation est un moment formel et périodique entre un employé et son manager, généralement organisé une fois par an. L’objectif principal de cet entretien est de faire le point sur les performances du collaborateur au cours de l’année écoulée, de discuter de ses forces et de ses axes d’amélioration, ainsi que d’établir des objectifs professionnels pour l’année à venir. C’est également une occasion pour l’employé de recevoir un retour constructif, d’exprimer ses attentes, ses besoins en formation et ses aspirations de carrière.

De plus, cet entretien peut influencer les décisions de gestion des ressources humaines telles que les promotions, les augmentations salariales, ou d’autres aspects du développement professionnel.

Les entretiens annuels sont vus comme des moments fédérateurs qui doivent renforcer la relation entre le manager et son collaborateur. C’est un outil de management très utile notamment pour diminuer le taux de turn-over des collaborateurs et créer des employés ambassadeurs. Il est important de mettre en place un vrai plan de déploiement de votre campagne d’entretien.

Les différentes étapes pour préparer son entretien annuel d’évaluation

Réaliser son entretien annuel passe par plusieurs étapes très importantes.

Planifier l’entretien

La planification va permettre à chacune des parties de bien préparer en amont le rendez-vous. Pour bien planifier votre entretien, vous devez prendre plusieurs éléments en compte :

• La période de la campagne

• Le type d’entretien du collaborateur (ici un entretien annuel),

• Bien communiquer sur la campagne d’entretien et préparer des modèles de trames.

Préparer la trame

Les entretiens annuels d’évaluation se déploient généralement sur une durée de deux à six mois, en fonction de l’effectif de l’entreprise. Il est donc essentiel de préparer soigneusement votre modèle d’entretien bien à l’avance. Pour optimiser l’efficacité de ces entretiens annuels, il est judicieux de personnaliser le modèle selon le secteur d’activité ou la profession du salarié. Le but est qu’il corresponde précisément aux exigences du poste. Cette personnalisation doit également tenir compte des caractéristiques individuelles du collaborateur.

Selon les questions abordées, vous pouvez déterminer si c’est le manager ou le collaborateur qui doit remplir certaines parties du formulaire. Un modèle d’entretien bien conçu facilitera la conduite de l’entretien, le rendant plus fluide et structuré.

Compléter et envoyer la trame

Une fois votre trame préparée, vous devez l’envoyer entre 1 à 2 semaines en avance. Il faut bien laisser le temps à votre collaborateur de bien compléter sa trame. C’est l’une des clés pour obtenir 100% de ses entretiens complétés.

Animer l’entretien

Lors de l’entretien, le manager joue le rôle d’animateur en reprenant les questions pour assurer une communication fluide avec le collaborateur. Il est responsable de guider la discussion et d’encourager le collaborateur à s’exprimer pleinement.

Il est essentiel que le salarié puisse partager librement ses pensées. Le manager doit donc établir un environnement propice qui rend l’entretien agréable pour les deux parties. Il est particulièrement important de ne pas interrompre le salarié ni de porter de jugement sur ses réponses.

Durant l’entretien, il est conseillé de ne pas modifier les réponses du salarié, mais plutôt d’ajouter des annotations complémentaires qui enrichiront le compte-rendu.

Validation et signature de l’entretien

La validation de l’entretien constitue l’étape finale. Cela offre l’opportunité de réviser une dernière fois les sujets discutés. À ce stade, il est judicieux de poser une question supplémentaire pour obtenir un avis final, non pas sur l’année passée, mais plutôt sur la manière dont l’entretien s’est déroulé. Cela vous permettra de vérifier si vous avez bien adressé toutes les questions et si l’entretien s’est déroulé sans accroc. Il est courant, surtout si vous utilisez un logiciel pour les entretiens annuels individuels, de noter la qualité de l’entretien. Cela peut vous fournir des retours supplémentaires sur l’efficacité de vos entretiens.

Exemple d’entretien annuel d’évaluation rempli

Pour vous aider à bien compléter vos entretiens annuels d’évaluation, nous vous avons préparé plusieurs questions avec à chaque fois les réponses du manager et du collaborateur. De quoi vous aider si vous ne savez pas vraiment comment aborder une question !

Bilan de l’année écoulée :

• D’une façon générale, comment s’est déroulée l’année ? Note + commentaire

Pour cette première question, nous sommes sur un grand classique des entretiens annuels. Cette question permet de faire un état général de l’année du côté des deux parties. La question peut comporter une note globale à définir sur 5 (5 étant une année plus que réussie et 1 une année très compliquée). En plus de la note, il peut être intéressant de donner une réussite de l’année et un moment plus difficile.

Collaborateur : Il sera important de donner la réussite dont la personne est la plus fière. Par exemple, la réussite d’un projet ou encore le fait d’avoir appris de nouvelles compétences. Le moment difficile va permettre au manager de se rendre compte d’un point ou d’un problème que le collaborateur rencontre sur son poste de travail.

Voici quelques exemples d’événements marquants que le collaborateur peut évoquer :

• Un projet bouclé à temps
• Une prise de responsabilité
• Un nouveau poste ou une évolution au sein de l’entreprise
• Le développement d’une compétence

Manager : Au-delà de donner des moments précis, il va être important de bien expliquer la réussite et la difficulté rencontrée. À l’inverse, pour celles données par le salarié, il va falloir lui poser des questions et connaitre en détail les tenants et les aboutissants des réponses de votre collaborateur.

• Comment jugez-vous votre implication professionnelle cette année (disponibilité, adaptation, motivation, etc.)

L’implication professionnelle d’un collaborateur va très souvent s’évaluer sur une échelle, comme pour le déroulé d’une année. Les commentaires vont permettre de mieux comprendre les points d’évolution tout au long de l’année mais aussi les moments de méforme.

Collaborateur : Il est toujours intéressant pour le collaborateur de bien évoquer les moments où il a senti qu’il était moins impliqué (sur des missions en particulier ou sur des périodes), pour potentiellement mettre en place des solutions pour vaincre cette perte d’implication.

Manager : Vous devez creuser ce qui peut provoquer un manque d’implication chez votre collaborateur, mais également ce qui entraine un regain de motivation. Avec cette question, vous pourrez connaitre le sentiment d’implication au quotidien du salarié.

Analyse des compétences et objectifs

• Comment évaluez-vous votre savoir-faire

Cette question est utile pour bien faire évoluer les savoir-faire du collaborateur. La question peut se présenter de la manière suivante : un savoir-faire est noté de 1 à 5 par les deux parties avec un commentaire laissé par chacun.

Le terme « savoir-faire » désigne l’ensemble des compétences, techniques, méthodes et expériences nécessaires pour réaliser efficacement une tâche ou un travail spécifique. Il englobe la capacité de mettre en œuvre des connaissances pratiques et théoriques acquises par l’expérience, souvent dans un contexte professionnel.

Collaborateur : D’un point de vue collaborateur, cette question va permettre une auto-évaluation de ses connaissances. Il va savoir quels points sont bien maitrisés et lesquels il doit retravailler afin de se perfectionner. Cela va permettre aussi au collaborateur d’exprimer pleinement ses souhaits en matière de formation.

Manager : Pour le manager, il va pouvoir dans un premier temps connaître la vision du collaborateur sur les savoir-faire et la confronter avec sa propre vision. Il va avoir une meilleure vision des besoins que le collaborateur ressent en termes de formation et d’accompagnement. Pour le manager, il y a également un aspect stratégique, car il peut mieux savoir quelles compétences le collaborateur maitrise. Dans un contexte de mobilité interne, cela peut être un réel atout.

• Pensez-vous avoir atteint vos objectifs ?

La question fatidique ! Elle va avoir pour rôle de savoir si les différents objectifs et les différentes missions données au collaborateur ont été remplis. Cette question n’est posée que dans un seul sens, car l’objectif numéro 1 est de recueillir l’avis du salarié sur les différents objectifs qui lui ont été fixés.

Collaborateur : Globalement, cette question doit rebondir sur une réflexion commune pour savoir comment le collaborateur a réussi et s’il a échoué, pour quelles raisons. En cas de réussite totale de ses objectifs, vous pourrez savoir qu’il maitrise désormais plus de compétences. Dans une suite logique, vous allez pouvoir lui donner de nouveaux objectifs plus cohérents.

À l’inverse, si le salarié n’a pas rempli tous ses objectifs, vous pourrez voir avec lui ce qui n’a pas été et les difficultés rencontrées. À la suite de cette réflexion commune, il sera intéressant de refixer des objectifs en accord avec ce que vous avez vu ensemble.

Les nouveaux objectifs et la projection sur l’année à venir

• Les nouveaux objectifs fixés

Manager : Question très spécifique, car elle n’est posée qu’au manager. Le manager va fixer de nouveaux objectifs pour l’année à venir. En fonction de la discussion précédente, il va pouvoir ajuster les objectifs pour l’année, avec le collaborateur. Pour chaque objectif, une date butoir devra être fixée.

Les objectifs doivent être cohérents avec le poste du collaborateur, mais ils doivent surtout être atteignables. De nombreux managers fixent des objectifs très compliqués à atteindre pour leur salarié. Nous vous déconseillons de faire cela, sous peine de décourager le collaborateur.

• Votre rôle dans l’équipe a-t-il évolué cette année ? (Mission, périmètre, responsabilités)

Cette question va permettre de donner un ressenti général de l’année passée par votre collaborateur.

Manager : Cette question aide le manager à comprendre comment le rôle du collaborateur a évolué au sein de l’organisation. Cela inclut les changements dans les responsabilités, les compétences acquises et les contributions significatives au succès de l’équipe. En discutant de l’évolution du rôle de chaque collaborateur, le manager peut mieux planifier les ressources nécessaires pour l’équipe. Vous pouvez identifier les besoins en formation ou en recrutement, et ajuster les projets et les rôles pour optimiser la performance de l’équipe.

Collaborateur : Répondre à cette question donne l’occasion au collaborateur de mettre en avant ses réalisations et l’expansion de son rôle. Ce qui peut être crucial pour sa reconnaissance et sa progression de carrière. Cela permet au collaborateur de réfléchir à ses propres performances, d’identifier ses points forts et les domaines où il pourrait s’améliorer. Vous offrez un moment de discussion libre sur des sujets comme les opportunités de développement.

Bilan de l’entretien

Cette partie est généralement réservée au manager, mais il est possible de laisser son collaborateur réaliser son auto-évaluation.

• Avis général et évaluation de la performance

Manager : Le manager vient donner un avis général sur l’année du salarié. C’est un bon moyen de valoriser le travail et le comportement d’un collaborateur au sein de l’entreprise. Cela permet de fournir un feedback général et de mettre en avant les choses positives pour finir l’entretien annuel. Pour finir, le manager exprime si la performance du collaborateur a été conforme aux attentes de l’entreprise ou non.

Collaborateur : Si c’est le collaborateur qui s’autoévalue, cette question offre aux collaborateurs une opportunité de s’exprimer librement. Ils peuvent exprimer ce qu’ils ressentent vraiment sans être limités par des questions spécifiques. C’est une occasion de partager leurs pensées et sentiments globaux. Le fait d’être écouté et d’avoir l’occasion de partager son avis peut renforcer le sentiment de reconnaissance et de valorisation au sein de l’entreprise.

L’entretien annuel est un outil puissant pour améliorer la communication et détecter des problèmes. Cela permet également d’engager les collaborateurs et de favoriser un environnement de travail sain et productif pour tous. Nous vous conseillons de digitaliser vos entretiens annuels pour améliorer votre efficacité et pouvoir avoir accès à toutes les informations directement sur une même interface.

Avec le logiciel d’entretien d’évaluation Skeely, vous pouvez concevoir votre trame d’entretien annuel puis faire le suivi. A la fin de ce processus, vous pourrez mettre en place la stratégie GPEC.