Congé maladie, congé parental, mandat syndical, tous ces différents types de congés sont différents les uns des autres, mais se regroupent sous un seul et même nom : les congés longue durée. Lorsque l’on est RH ou manager d’un collaborateur qui revient de ce type de congé, la situation n’est pas toujours facile à gérer. Faire un entretien de reprise est vital pour permettre au collaborateur de se sentir réintégré après cette longue période d’absence !
L’entretien congé longue durée : Qu’est-ce que c’est ?
Lorsque l’un de vos collaborateurs s’absente longuement en entreprise, il doit recevoir ce que l’on appelle un « entretien congé longue durée, ou entretien professionnel de reprise. Cet entretien est généralement réalisé par le manager. Le but est de faire un point général avec le salarié sur différents sujets tel que son état de santé/mental (sans franchir la barrière du privé), mais aussi parler de son évolution et de la reprise sur son poste de travail. Ce sont des sujets importants pour que le collaborateur retrouve sa place dans l’entreprise et ses missions. Il doit impérativement retrouver ses repères dans l’entreprise. Enfin, le congé longue durée concerne toutes les périodes supérieures à 4 mois d’absence.
Ce type d’entretien doit être réalisé lorsqu’il concerne l’un des cas suivant :
- Le congé maternité
- Le mandat syndical
- Le congé parental d’éducation
- Le congé sabbatique
- L’arrêt de travail à la suite d’une maladie longue/grave
- Le congé d’adoption
- Le congé pour une mobilité volontaire sécurisée dans les entreprises d’au moins 300 collaborateurs
- L’obligation légale
Toutes les entreprises se voient dans l’obligation d’administrer un entretien professionnel de reprise pour les collaborateurs qui ont minimum deux ans d’ancienneté. Pour la team Skeely, il est même conseillé de le faire après au moins un an d’expérience dans votre entreprise. Certaines thématiques doivent obligatoirement être évoquées lors de cet entretien :
- L’évaluation générale de son employabilité et son état de santé
- Tenir une réflexion sur l’avenir du collaborateur au sein de votre société, que ce soit au sujet du poste occupé et de son projet professionnel
- Toutes les questions relatives aux entretiens professionnels : la formation, la certification, la progression salariale ou professionnelle du salarié
Les conseils pour bien mener ses entretiens
Cet entretien est assez particulier et n’est pas forcément commun pour tous les managers. C’est pour cela que nous vous avons concocté quelques conseils afin de réaliser l’entretien le plus efficace possible.
Entretenir la relation durant cette absence pour faciliter l’entretien
Il peut être intéressant de prendre des nouvelles de votre collaborateur lors de cette longue absence. Évidemment, il faut l’accord de votre collaborateur afin de ne pas empiéter sur la vie personnelle de votre salarié. Cela peut être un bon moyen de ne pas perdre le lien et de connaitre l’état de santé ou mental de votre collaborateur.
Bien préparer l’entretien en se renseignant sur le collaborateur
Il est important pour le manager de bien préparer l’entretien de son côté, notamment en prenant connaissance de toutes les informations importantes au sujet du collaborateur. L’entretien de reprise post congé longue durée doit s’orienter vers le retour du collaborateur, et de son évolution sur son poste. Que ce soit les missions ou son service, toutes ces informations sont importantes pour réaliser un entretien efficace.
Il est aussi fondamental de s’informer sur les raisons de l’absence afin de pouvoir éventuellement adapter le poste de travail. Dans plusieurs cas, il est possible pour le manager de proposer un aménagement de poste pour faciliter le retour du collaborateur.
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Choisir un format de temps assez large
C’est une erreur classique : négliger le temps d’un entretien. Il ne faut pas fixer de temps précis à un entretien, le but est d’avoir l’échange le plus complet possible. L’entretien congé longue durée demande souvent plus de temps, car il y a de nombreux sujets à évoquer et surtout il faut recontextualiser les événements majeurs qui ont eu lieu sur toute la période écoulée.
Bien préparer la trame
Comme pour l’ensemble des entretiens, la création de la trame est une étape importante pour bien réaliser son entretien de reprise avec un collaborateur. Vous devez impérativement classer chaque question dans des sections bien distinctes afin de garder un fil conducteur durant tout l’entretien. La pertinence des questions va de pair avec une préparation de la trame en amont. Il faut prendre le temps de sélectionner chaque question, et veiller à évoquer tous les sujets majeurs !
Quelques exemples de questions pertinentes à poser :
- Quels besoins avez-vous pour votre poste de travail ?
- Quels types d’actions peuvent vous intéresser afin de vous replonger dans vos missions/domaines ?
- Avez-vous besoin d’aménagements particuliers pour votre reprise ?
- Est-ce qu’un suivi régulier sur les prochains jours/semaines vous semble pertinent ?
Pour avoir accès à des trames d’entretiens préconçues par des experts RH, vous pouvez utiliser un logiciel d’entretien d’évaluation comme Skeely !
Suivre le collaborateur sur plusieurs semaines après l’entretien
Pour finir, le suivi du collaborateur post-entretien est très important pour compléter le « ré-Onboarding » de votre collaborateur. Ne négligez pas les entretiens avec lui ! Prévoyez de passer quelques heures sur les prochaines semaines afin de prendre la température et de connaitre son ressenti. C’est le meilleur moyen pour bien réintégrer votre salarié au sein de votre entreprise et vos équipes.
Pour les prochains points, il n’est pas forcément nécessaire de prendre 1 heure à chaque fois, mais 10-15 min afin de prendre le temps d’échanger sur sa reprise progressive.
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Si vous ne savez pas comment créer vos trames pour ce type d’entretien ou tout simplement que vous en avez assez de suivre les entrevues entre vos collaborateurs et managers sur des supports non adaptés, vous pouvez utiliser un logiciel ! Fini les taches chronophages, passez à un processus simple et efficace !