Pour faire face à l’évolution rapide de votre entreprise et adapter vos Ressources Humaines dans cette évolution, la mise en place d’une Gestion Prévisionnelle des Emplois et des Compétences (GPEC) est indispensable. Voici les clés pour réussir ce projet en 6 étapes.
Qu’est-ce que la GPEC-GEPP ?
La Gestion Prévisionnelle des Emplois et des Compétences (GPEC), également appelée GEPP (Gestion des Emplois et des Parcours Professionnels), est une démarche stratégique qui permet à une entreprise d’anticiper ses besoins futurs en matière de ressources humaines. Elle vise à aligner les compétences des collaborateurs avec les évolutions du marché, les innovations technologiques, et les changements internes à l’entreprise.
En identifiant les compétences clés à maintenir, développer ou acquérir, la GPEC aide les entreprises à éviter les écarts entre les compétences actuelles de leurs collaborateurs et celles nécessaires pour rester compétitives. Cela inclut la gestion des départs à la retraite, le développement de nouvelles compétences, et le recrutement de nouveaux talents. Cette démarche favorise une approche proactive de la gestion des ressources humaines.
Etape 1 : Dresser un état des lieux de votre entreprise
Cette première étape permet de réaliser une analyse complète de votre société. Cela consiste à bien comprendre la stratégie à moyen et long terme ainsi que l’environnement concurrentiel, technologique et réglementaire de celle-ci.
C’est le moment de répertorier ce qui est déjà existant concernant d’un côté les métiers, et profils de vos collaborateurs. Et de l’autre, les outils déjà en place dans le cadre de la gestion des ressources humaines. L’objectif ? Etablir un état des lieux de vos besoins en matière d’emplois et compétences, afin de définir au mieux toutes les décisions stratégiques. Cette étape va vous permettre d’y voir plus clair et de mettre en place votre stratégie GPEC.
Etape 2 : Définition de votre organisation cible
L’organisation cible est l’organisation que vous visez à terme. Mais quels sont les potentiels changements entre l’existant et cette future organisation ?
- Les emplois : Apparition, disparition ou restructuration de certains.
- Les activités : Apparition et/ou disparition de certaines, avec des croissances ou des baisses de charge.
- L’organisation : Apparition, disparition, ou restructuration de certains services, du management etc…
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Etape 3 : Identifier les besoins de l’entreprise
Après cet autodiagnostic, « le référentiel métiers et compétences » vous permettra d’identifier les écarts entre les compétences dont disposent vos collaborateurs et celles attendues pour les emplois de demain. Le but ? Mettre en lumière vos besoins principaux concernant vos ressources humaines. C’est à cette étape que vous pouvez vous questionner :
« Les fiches de poste sont-elles à jour ? De quelles nouvelles compétences techniques et comportementales ce pôle a besoin ? Faut-il accroître les formations ? Les salariés sont-ils à l’aise à leurs postes en fonction de leurs compétences ? »
Autant de questions qui vous permettront de définir vos projets et d’améliorer votre structure en profondeur.
La « pyramide des âges », quant à elle, permettra de définir le schéma de l’entreprise. Ainsi vous pourrez prévoir des évolutions au niveau des compétences ou anticiper les besoins et transferts de savoir-faire, face à certains départs en retraite.
Etape 4 : La construction de la démarche GPEC
Il est ensuite temps d’établir un plan d’action pour atteindre vos futurs besoins et compétences.
Plusieurs démarches peuvent être mises en place :
- Enrichir les entretiens annuels et professionnels en intégrant des questions sur les ambitions de mobilité interne et de compétences à développer, des salariés
- Identifier les recrutements indispensables en externe et la façon de les maximiser (plan de recrutement, détail fiche de poste, outil de sélection (ATS)…)
- Proposer des formations aux collaborateurs qui souhaitent monter en compétences.
- Mettre en place la validation des acquis par l’expérience.
Etape 5 : Déployer la démarche GPEC
Lorsque le plan d’action est validé, il est temps de déployer la GPEC ! Et pour cela il est nécessaire de communiquer autour de celle-ci, auprès de tous les acteurs de votre société :
- Les managers. Ils ont pour rôle d’identifier et d’évaluer les compétences. De gérer les carrières, les évolutions, les recrutements, de répondre aux besoins et de prendre en compte les ambitions de chacun. Ils sont les modèles de cette démarche et ont le devoir de communiquer à ce sujet.
- Les salariés. Puisqu’il s’agit là de les faire évoluer par l’approfondissement de leurs compétences. Ils peuvent bénéficier de formations, dont ils sont acteurs.
- Les RH. C’est un soutien au niveau de la communication du déploiement de la GPEC. Les ressources humaines jouent un rôle dans la conception des besoins, la construction et le suivi du plan d’action.
- Sans oublier les organisations syndicales, le CSE etc…
Etape 6 : Mesurer la démarche GPEC
Pour mesurer l’avancée de votre GPEC, vous pouvez établir des points à court, moyen et long terme.
Pour vous aider des logiciels dédiés aux entretiens d’évaluation et à la GPEC existent.
Par exemple, Skeely notre logiciel d’entretien d’évaluation dans lequel est intégré un module de GPEC peut vous accompagner avec diverses fonctionnalités comme :
- La gestion des entretiens annuels, professionnels, forfait jours, …
- Un module d’analyse des besoins de formations
- La cartographie des compétences au sein de l’entreprise
- Un prévisionnel du turn over (départ à la retraite, etc)
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Pourquoi mettre en place une démarche GPEC
Mettre en place une démarche GPEC présente de nombreux avantages pour les entreprises, quelle que soit leur taille. En anticipant les changements à venir, la GPEC permet de préparer l’entreprise aux défis futurs tout en garantissant sa pérennité. Parmi les bénéfices principaux, on retrouve :
Anticiper les évolutions du marché : Avec une démarche GPEC, les entreprises peuvent anticiper les mutations dans leur secteur et s’assurer que leurs collaborateurs disposent des compétences nécessaires pour s’adapter aux nouvelles exigences.
Optimiser la gestion des talents : Grâce à une meilleure compréhension des compétences disponibles et des besoins futurs, l’entreprise peut mieux gérer la mobilité interne, identifier les besoins en formation et assurer un développement professionnel cohérent pour chaque employé.
Réduire les coûts de recrutement : En anticipant les besoins futurs en compétences, l’entreprise peut former en interne plutôt que de recruter en urgence. Cela permet de réduire les coûts liés à des recrutements de dernière minute et de s’assurer d’une transmission fluide des savoir-faire.
Renforcer l’engagement des collaborateurs : Impliquer les employés dans une démarche GPEC, en leur offrant des perspectives d’évolution et de développement, renforce leur engagement et leur motivation. Ils se sentent mieux préparés à affronter les défis à venir.
Les outils indispensables de la GPEC
Pour mettre en place une démarche GPEC efficace, il est essentiel de s’équiper des bons outils. Ces outils permettent non seulement de mieux analyser la situation actuelle, mais aussi de planifier les besoins futurs en matière de compétences et d’emplois. Voici quelques outils incontournables pour réussir votre démarche GPEC :
Le référentiel métiers et compétences : Ce document répertorie l’ensemble des métiers et des compétences de l’entreprise. Il permet de définir précisément les compétences nécessaires pour chaque poste et d’identifier les écarts entre les compétences actuelles et celles requises à l’avenir.
Les entretiens d’évaluation : Les entretiens professionnels et annuels sont des moments privilégiés pour identifier les souhaits de mobilité des salariés, leurs besoins en formation, et pour évaluer les compétences actuelles. Ces entretiens permettent de construire un plan de développement individualisé.
La pyramide des âges : La pyramide des âges est un outil majeur pour mettre en place une démarche GPEC. Elle permet de connaitre l’âge moyen des collaborateurs mais surtout de connaitre les disparités en matière de compétences. La pyramide des âges va servir aux RH pour savoir si des actions de formations ou des stratégies de recrutements doivent être mise en place dans le futur.
Les outils de cartographie des compétences : Une cartographie des compétences permet d’avoir une vision globale des ressources disponibles dans l’entreprise. Elle facilite la planification des mobilités internes, des formations nécessaires et des recrutements externes.
Les logiciels RH : Aujourd’hui, il existe de nombreux logiciels qui facilitent la mise en place et le suivi de la GPEC. Ils permettent d’automatiser une partie des processus, comme la gestion des compétences, la planification des formations et la cartographie des effectifs. L’utilisation d’un logiciel GPEC est en train de se normaliser dans toutes les entreprises.
FAQ : construire une GPEC efficace
Comment mesurer l’efficacité d’une démarche GPEC
Mesurer l’efficacité d’une démarche GPEC est essentiel pour ajuster les actions entreprises et s’assurer que les objectifs sont atteints. Plusieurs indicateurs peuvent être utilisés pour évaluer cette efficacité :
Taux de couverture des compétences : Cet indicateur permet de mesurer l’adéquation entre les compétences disponibles et les compétences nécessaires pour répondre aux objectifs de l’entreprise.
Évolution des mobilités internes : Il est possible d’évaluer l’efficacité de la GPEC en mesurant le nombre de mobilités internes réussies. Un bon déploiement de la GPEC doit favoriser la montée en compétences des collaborateurs et leur évolution professionnelle.
Réduction du turnover : Un turnover élevé peut indiquer des lacunes dans la gestion des talents. Au contraire, une baisse du turnover montre que l’entreprise parvient à fidéliser ses collaborateurs grâce à une meilleure gestion de leurs parcours professionnels.
Satisfaction des collaborateurs : Enfin, la satisfaction des employés est un bon indicateur de la réussite d’une démarche GPEC. Des enquêtes internes peuvent mesurer le sentiment d’appartenance, la satisfaction liée aux perspectives d’évolution et l’efficacité des formations.
Quels rôles jouent les employés et les managers dans la démarche GPEC
Les employés et les managers jouent un rôle central dans le succès de la démarche GPEC :
Les employés : Ils sont les acteurs de leur propre développement. Leur rôle est de participer activement aux entretiens d’évaluation, de faire part de leurs ambitions professionnelles et d’exprimer leurs besoins en matière de formation. En prenant en main leur carrière, ils contribuent à l’alignement de leurs compétences avec les besoins de l’entreprise.
Les managers : Ils ont un rôle de pilotage et de communication. Ils doivent identifier les compétences manquantes, accompagner les collaborateurs dans leurs parcours de développement, et s’assurer que les projets individuels s’alignent avec la stratégie de l’entreprise. Ils sont également responsables de l’évaluation et de la mise en œuvre des actions nécessaires pour atteindre les objectifs définis par la démarche GPEC.
Avec une collaboration étroite entre les employés, les managers et les RH, la démarche GPEC peut s’avérer extrêmement efficace pour anticiper les défis futurs et assurer la pérennité de l’entreprise.