La cartographie des compétences : comment l’utiliser ?

Dans l’écosystème professionnel en constante évolution, la gestion des ressources humaines a évolué bien au-delà des simples descriptions de poste et des compétences techniques standardisées. Au cœur de cette transformation, la cartographie des compétences émerge comme une boussole stratégique, guidant les entreprises à travers le dédale complexe des aptitudes professionnelles. Bien plus qu’une simple représentation graphique, elle incarne une vision nouvelle de la gestion des talents, s’érigeant en un précieux allié pour les entreprises souhaitant libérer le plein potentiel de leurs collaborateurs.

Qu’est-ce qu’une cartographie des compétences ?

La cartographie des compétences est un processus d’identification, d’évaluation et de visualisation des skills présents au sein d’une organisation. Cette représentation permet de mettre en évidence les savoir-faire, les connaissances et les aptitudes disponibles, tout en mettant en lumière les lacunes et les besoins en formation au sein de l’entreprise.

Cette représentation visuelle offre une perspective globale et permet une prise de décision éclairée en matière de gestion des talents, de développement professionnel et de planification stratégique.

Une cartographie des compétences efficace ne se limite pas à une simple liste de compétences sur un tableau. Elle prend en compte la complexité des relations entre les différentes compétences et les adapte aux évolutions du marché, des technologies et des besoins organisationnels. Cela permet aux entreprises de rester agiles, de s’adapter aux changements et d’anticiper les compétences nécessaires pour rester compétitives.

Cette démarche implique également une approche participative, encourageant l’implication des collaborateurs dans l’identification de leurs compétences. Les employés sont souvent les mieux placés pour décrire leurs savoir-faire, leurs aspirations et leurs besoins en formation. La cartographie des compétences devient ainsi un outil de dialogue entre la direction, les managers et les employés, favorisant une culture de transparence et d’engagement. Elle peut intervenir au sein des entretiens annuels mais également lors des points de suivi beaucoup plus réguliers.

À quoi ça sert ?

La cartographie des compétences sert de manière significative à la performance globale de l’entreprise. Voici quelques-unes des fonctions essentielles de cet outil GPEC :

• Identification des compétences clés :

En permettant une analyse approfondie des compétences disponibles, la cartographie aide à identifier celles qui sont cruciales pour atteindre les objectifs stratégiques de l’entreprise. Vous pouvez fixer les compétences que vous recherchez pour chaque emploi grâce aux fiches métier. Ce sont des petites fiches qui vous permettent de noter pour chaque métier dans votre entreprise, les compétences requises et surtout le niveau requis. Elles vont vous permettre par la suite d’évaluer le niveau de compétence de vos collaborateurs, mais surtout d’avoir un indicateur précis pour connaitre leur niveau.

Avec le logiciel Skeely, vous pouvez, par exemple, fixer le niveau de compétences requis. Vous pouvez décider de juger chaque savoir-être/faire selon 3 niveaux : débutant/avancé/expert.

• Gestion des talents :

Elle contribue à la détection des potentiels en mettant en lumière les compétences émergentes et les talents inexploités au sein de l’organisation. Elle va permettre de développer certaines stratégies comme la mobilité interne. En effet, avec l’identification des compétences clés, il est plus simple de savoir quel collaborateur pourrait changer de service. La cartographie vous permet d’avoir une vue macro sur l’ensemble des compétences de vos salariés. Elle vous donne donc une visibilité élargie sur quelles compétences est très présente et laquelle est faiblement représenté. Cette vision vous facilite la mise en place de plusieurs actions stratégique comme la création d’un plan de formation ou encore un plan de recrutement en cas de grand déficit. Vous pouvez aussi permettre la transmission des connaissances si vous voyez que plusieurs de vos collaborateurs avec des compétences uniques partent en retraite. Ils pourront alors diffuser leurs connaissances à de nouvelles personnes. La transmission des connaissances est essentielle dans une entreprise.

• Mettre en place un plan de formation :

En identifiant les lacunes en compétences, la cartographie guide la planification des programmes de formation. Cela permet de concevoir des formations sur mesure, répondant précisément aux besoins de l’entreprise. Elle favorise une approche proactive en anticipant les évolutions du marché et en préparant les collaborateurs aux compétences nécessaires pour rester compétitives.

Pour réaliser un plan de formation, il suffit de récupérer les compétences de vos salariés via les entretiens annuels (ou des tests voir des autoévaluations de vos collaborateurs) puis de faire une synthèse globale de l’ensemble de ces différents savoirs. Des constats vont vite pouvoir se faire remarquer comme par exemple un déséquilibre de certaines compétences dans des services voir des manques. Avec cela, il va donc être beaucoup plus simple de développer un plan de formation avec celles qui pourraient être pertinentes.

Le conseil de la team Skeely est d’utiliser des outils comme la matrice des compétences. C’est un outil qui vous permet de savoir le nombre de collaborateurs par métier qui atteignent le niveau de compétence requis. Il est donc plus simple de mettre en place des plans de formations ciblés dans des domaines particuliers qui pourront profiter à plusieurs collaborateurs.

Comment mettre en place votre cartographie des compétences ?

La réalisation d’une cartographie des compétences nécessite d’être bien organisé et de mettre en place un processus complet. La gestion des compétences est l’un des points majeurs d’une bonne stratégie GPEC. Il ne faut pas négliger sa mise en place. Voici quelques étapes importantes pour mettre en place sa cartographie des compétences au sein de son entreprise :

1- Identification des compétences

Déterminer les compétences requises pour chaque poste ou fonction. Le point de départ crucial consiste à définir les compétences nécessaires à la réussite des missions de chaque poste au sein de l’entreprise. Une fois les compétences choisies, vous pouvez les inclure à vos fiches métiers. Cette étape nécessite une collaboration étroite avec les responsables de chaque service, les managers, et les collaborateurs eux-mêmes. Il s’agit de dépasser les compétences purement techniques pour inclure également les compétences comportementales, les soft skills, et les savoir-être qui contribuent à la dynamique de l’équipe.

Il est important de passer du temps sur vos fiches métiers pour bien référencer les différentes compétences qui sont nécessaires pour chaque emploi. Pour être sur de différentes compétences, il est conseillé de bien échanger avec vos collaborateurs pour voir s’il n’en existe pas d’autres que vous avez oubliés.

2- Évaluation des compétences

L’évaluation des compétences peut prendre différentes formes, allant des entretiens individuels aux auto-évaluations en passant par les évaluations par les pairs. L’objectif est d’obtenir une vision complète et équilibrée des compétences de chaque collaborateur. Des outils d’évaluation adaptés, basés sur des critères clairs et alignés sur les objectifs stratégiques de l’entreprise, sont essentiels pour garantir une collecte d’informations précise et pertinente.

Il peut être intéressant de faire passer des tests à ses collaborateurs afin de bien connaître les compétences qu’ils maîtrisent ou non. Pour bien évaluer mais surtout échanger sur ce sujet, les entretiens annuels, professionnels ou encore les bilans à 6 ans sont parfaits. Ce sont des moments privilégiés, où les collaborateurs peuvent s’exprimer librement et auront un meilleur jugement sur leurs compétences. Bien évaluer vos collaborateurs sont la clé pour mettre en place votre stratégie GPEC.

3- Visualisation des compétences :

Il est nécessaire d’utiliser des outils de représentation visuelle pour dresser une cartographie claire et compréhensible. Une fois les compétences identifiées et évaluées, le passage à la visualisation est essentiel. Des outils graphiques, tels que des cartes ou des diagrammes, permettent de représenter de manière intuitive la répartition des compétences au sein de l’organisation. Cette visualisation facilite la prise de décision en mettant en évidence les points forts et les lacunes de votre entreprise et plus généralement de vos collaborateurs.

Pour faciliter cette visualisation globale des compétences, il est vital d’utiliser un outil GPEC dans son entreprise. Les solutions d’entretien et de gestion des compétences incluent souvent des outils graphiques dédiés à la mise en avant des soft skills et hard skills des collaborateurs.

Avec l’outil Skeely, vous avez accès à différentes vues pour analyser les compétences de votre entreprise. Vous pouvez avoir une vue globale comme celle présentée ci-dessous. D’autres vues sont disponibles comme la « répartition des compétences par collaborateurs », qui permet de connaitre le niveau d’expertises pour chaque compétence. Pour finir, vous pouvez également utiliser la matrice des compétences pour mieux connaitre les softskills et hardskills de chaque métier présent dans votre entreprise.

4 – Analyser vos résultats

On rentre sûrement sur la partie la plus importante lorsque l’on parle de gestion des compétences. La phase d’analyse est essentielle pour définir les actions que vous allez mettre en place pour vos collaborateurs. Grâce aux outils visuels de votre cartographie des compétences, vous allez pouvoir définir des plans de formations à destination des collaborateurs qui en auraient besoin. Vous pourrez aussi connaître les besoins de recrutement dans les services où il y a des déficits importants en matière de compétences. Voici une liste des différents points que vous pourrez analyser grâce à votre cartographie des compétences :

Mettre en place un plan de formation

L’analyse des résultats va permettre au service RH de mettre en place un plan de formation à destination des collaborateurs ou de services en particulier. La cartographie des compétences donne la possibilité aux managers et aux RH de voir le nombre de collaborateurs ayant au minimum le niveau requis sur la compétence, pour un métier en particulier. Si l’on voit que le niveau requis n’est pas atteint alors il est important de créer un plan de formation pour les différents collaborateurs qui ne sont pas dans les clous.

Répartir les forces et les faiblesses au sein de l’entreprise

Votre analyse peut aussi vont montrer que certains de vos collaborateurs sont doués pour certaines compétences, mais pas pour d’autres. Face à cette situation, vous pouvez également décider de laisser ce collaborateur se consacrer là où il est le meilleur et de répartir les compétences manquantes sur d’autres collaborateurs. Optimiser vos compétences au sein de votre structure est très important pour avoir des salariés performants. Dans cette situation, vous pouvez choisir de recruter une personne pour pallier ce manque de compétences.

Anticiper les futurs départs de compétences

Les données que vous avez récoltées vont vous permettre de voir que dans certains pôles/services de votre entreprise, certaines compétences ne sont détenues que par une petite partie des collaborateurs. Dans cette situation, il est important de développer ces compétences auprès d’un plus grand nombre. L’un des cas de figure qui peut également se présenter à vous, c’est celui d’un futur départ de vos compétences. En effet, les collaborateurs les plus proches d’un départ en retraite sont souvent ceux qui ont une plus grande maitrise des softskills et hardskills. À ce moment-là, il est important de bien transmettre vos compétences soit par des formations soit par du transfert d’information de salarié à salarié. Pareillement, si l’un de vos collaborateurs s’apprête à changer d’entreprise, il est important de bien l’anticiper.

La cartographie des compétences est donc un élément clé, mais qui ne va pas sans d’autres outils GPEC comme le suivi du turn-over ou encore la pyramide des âges. Ces différents modules se complètent et apportent une vision précise de votre stratégie GPEC.

5 – Une mise à jour continue

La cartographie des compétences n’est pas une réalisation statique, mais un processus dynamique qui doit être constamment actualisé. Les évolutions technologiques, les changements organisationnels, et les aspirations individuelles des collaborateurs sont autant de facteurs qui influencent les compétences requises. Une mise à jour continue garantit que la cartographie reste alignée sur les besoins en évolution de l’entreprise.

Les défis de la mise en œuvre d’une cartographie des compétences

La mise en œuvre d’une cartographie des compétences dans une organisation présente plusieurs défis qui nécessitent une attention particulière pour garantir son efficacité. 

• Complexité des données : La collecte et l’analyse des données sur les compétences peuvent être complexes, surtout dans les grandes organisations où les compétences varient considérablement entre les départements. Il est crucial de disposer d’outils adaptés pour recueillir ces données de manière précise et cohérente.
• Engagement des employés : La réussite de la cartographie des compétences dépend fortement de l’engagement des employés dans le processus. Il peut être difficile de motiver le personnel à participer activement et à fournir des informations fiables sur leurs compétences actuelles et aspirations futures.
• Mise à jour régulière : Les compétences requises évoluent rapidement avec les avancées technologiques et les changements du marché. Une cartographie des compétences doit donc être mise à jour régulièrement, ce qui demande un investissement continu en temps et en ressources.
• Interprétation et utilisation des données : Une fois les données collectées, leur interprétation pose un nouveau défi. Les décideurs doivent être capables de comprendre et d’utiliser efficacement ces informations pour guider le développement de l’entreprise et la gestion des talents.
• Intégration avec d’autres systèmes RH : Pour maximiser son efficacité, la cartographie des compétences doit être intégrée avec d’autres systèmes de gestion des ressources humaines tels que le recrutement, la formation, et la planification de la succession. Cela nécessite souvent une personnalisation des systèmes existants, ce qui peut être coûteux et complexe.
• Confidentialité et éthique : Le traitement des données personnelles liées aux compétences des employés doit être effectué dans le respect strict des normes de confidentialité et d’éthique. Il est essentiel de s’assurer que les informations recueillies sont utilisées de manière éthique et protégées contre les accès non autorisés.

Ces défis ne doivent pas dissuader les entreprises de mettre en œuvre une cartographie des compétences, mais ils soulignent l’importance de planifier soigneusement le processus pour en maximiser les bénéfices tout en minimisant les risques potentiels.

Comment impliquer les managers et les collaborateurs dans le processus de cartographie des compétences ?

Pour assurer le succès de la cartographie des compétences, l’implication des managers et des collaborateurs est essentielle. Voici quelques stratégies pour favoriser cette participation active :

• Communication transparente : Commencez par expliquer clairement les objectifs de la cartographie des compétences et comment elle peut bénéficier à chaque employé et au département dans son ensemble. Une communication ouverte dissipe les incertitudes et encourage la collaboration.
• Formation et ateliers : Organisez des sessions de formation pour les managers et les collaborateurs afin de les familiariser avec le processus de cartographie des compétences et les outils utilisés. Des ateliers pratiques peuvent aider à démystifier le processus et à montrer son utilité pratique.
• Participation active dans la collecte de données : Impliquez les employés dès le début dans la collecte de données sur leurs propres compétences. Cela peut se faire à travers des auto-évaluations ou des discussions dirigées par les managers. Cela augmente l’exactitude des données recueillies et renforce l’engagement des employés.
• Rôles de leadership pour les managers : Confiez aux managers le rôle de leaders dans ce processus. Ils devraient être les champions de la cartographie des compétences, encourageant leurs équipes et donnant l’exemple en participant eux-mêmes activement.
• Reconnaissance et récompenses : Mettez en place un système de reconnaissance pour récompenser les contributions au processus de cartographie des compétences. Cela peut inclure des mentions lors de réunions, des bulletins d’information ou même des incitations matérielles.
• Feedback régulier et ajustements : Sollicitez régulièrement des retours d’information de la part des managers et des collaborateurs sur le processus de cartographie des compétences. Utilisez ces informations pour faire des ajustements et améliorer le processus, ce qui montre que vous prenez au sérieux leurs contributions et que vous êtes déterminé à rendre le processus aussi efficace que possible.

Pourquoi utiliser un logiciel GPEC pour mettre en place votre cartographie des compétences ?

 Les logiciels GPEC offrent une solution intégrée pour la cartographie des compétences, apportant plusieurs avantages comme la centralisation de l’ensemble de vos données. La force des outils GPEC est qu’ils incluent toute une partie analyse et suivi de l’évolution des compétences de vos collaborateurs. Ils vous indiquent les éléments qu’il faut faire évoluer pour améliorer les performances de votre entreprise.

Si vous souhaitez prendre un logiciel pour gérer et mettre en place votre stratégie GPEC, l’outil d’entretien annuel Skeely est fait pour vous ! Skeely, c’est 4 outils en un ! Il vous permet de gérer vos compétences, mais également de suivre le turnover et la réalisation des formations.

Skeely est également un logiciel qui vous permet de gérer vos entretiens annuels, professionnels… et de suivre l’ensemble de vos campagnes. Vous pouvez donc mettre en place toute votre stratégie RH du début à la fin.

FAQ sur la cartographie des compétences 

Comment identifier les compétences manquantes dans une entreprise ?

Pour identifier les compétences manquantes, commencez par analyser les objectifs stratégiques de l’entreprise et les comparer aux compétences actuelles des employés. Utilisez des évaluations de compétences, des entretiens et des revues de performance pour détecter les lacunes. La comparaison des profils de compétences requis pour des projets futurs avec ceux disponibles en interne peut également révéler des déficits critiques.

Quels sont les avantages de la digitalisation de la cartographie des compétences ?

La digitalisation de la cartographie des compétences offre plusieurs avantages : elle permet une mise à jour et une consultation en temps réel des compétences disponibles, facilite l’identification des lacunes en compétences et accélère la prise de décision stratégique. Elle améliore également l’accessibilité et la précision des données, réduit les erreurs manuelles, et soutient le développement de programmes de formation ciblés et efficaces.