9 box : Détecter le potentiel de vos collaborateurs

Plonger dans la complexité de la gestion des talents n’a jamais été aussi crucial qu’aujourd’hui. Face à des environnements en constante évolution, comment s’assurer que chaque collaborateur est évalué à sa juste valeur et poussé vers son plein potentiel ? C’est là qu’intervient la matrice 9 box, un outil stratégique qui place le développement de vos talents au cœur des décisions RH. Imaginez, non seulement pouvoir identifier les hauts potentiels de votre équipe, mais aussi leur offrir un chemin de croissance personnalisé. Que vous soyez un responsable RH ou un manager cherchant à optimiser vos ressources humaines, cet article vous guidera à travers les subtilités d’une évaluation efficace. En découplant performance et potentiel, préparez-vous à transformer vos pratiques RH pour faire émerger les leaders de demain. Embarquons dans ce voyage vers une gestion plus éclairée et proactive de vos talents !

Qu’est- ce que la matrice 9 box ? 

La matrice 9 box est un outil stratégique utilisé dans le cadre de la gestion des talents pour évaluer à la fois le potentiel et la performance des employés. Conçue pour offrir une vision claire et synthétique, elle se compose de neuf cases formant une grille. Chaque axe de cette matrice est dédié à l’évaluation d’un aspect-clé : la performance, généralement sur l’axe horizontal, et le potentiel sur l’axe vertical. Cette double évaluation permet de segmenter les collaborateurs en trois niveaux de performance et trois niveaux de potentiel, permettant ainsi d’identifier rapidement les talents à fort potentiel, les leaders en devenir, et ceux nécessitant un accompagnement plus soutenu. En fin de compte, l’objectif de la matrice 9 box est de fabriquer une représentation visuelle qui guide les décisions stratégiques en matière de développement et de gestion des ressources humaines.

Comment fonctionne la 9 box ?

Le fonctionnement de la 9 box repose sur une démarche en trois étapes.

Evaluation des performances : L’axe horizontal de la matrice évalue la performance courante des employés. Cela se fait généralement à l’aide de critères quantitatifs et qualitatifs définis par l’entreprise. Chaque collaborateur est alors positionné selon s’il a des performances faibles, moyennes ou élevées.

Evaluation du potentiel : L’axe vertical estime le potentiel de développement du collaborateur. Il s’agit ici de déterminer la capacité d’un employé à évoluer dans l’organisation, à prendre de nouvelles responsabilités ou à s’adapter à des rôles plus complexes. Ce potentiel est classé de faible à élevé.

Analyse et segmentation : Une fois les évaluations complètes, chaque individu est placé dans l’une des neuf cases correspondant à son niveau de performance et de potentiel. Cela permet de catégoriser les collaborateurs en « Stars » (haute performance et haut potentiel), « Rockstars » (haute performance, faible potentiel) ou encore en « Diamants bruts » (haut potentiel mais performance actuelle faible). Cette analyse aide non seulement à personnaliser les plans de développement, mais aussi à définir les stratégies de revue des talents.

Comment construire sa matrice 9 box ? 

Pour élaborer votre propre matrice 9 box, suivez ces étapes clés :

Définir les critères d’évaluation : Identifiez les indicateurs de performance et les compétences clés qui sont en ligne avec les objectifs stratégiques de votre organisation. Pensez aux éléments mesurables comme les objectifs atteints, ainsi que des aspects plus subjectifs comme le leadership ou la capacité d’innovation.

Recueillir les données : Utilisez des évaluations annuelles, des feedbacks et des entretiens pour compléter vos données. Il peut être utile d’intégrer des outils tels que la cartographie des compétences pour avoir une vision à 360°.

Former vos managers : Assurez-vous que les responsables qui participeront à l’évaluation comprennent les objectifs de la matrice et sont sur la même longueur d’onde en termes de critères d’appréciation. L’objectivité est clé pour une analyse pertinente.

Placer les collaborateurs dans la matrice : Une fois les évaluations terminées, placez chaque employé dans la case qui lui correspond. Cette démarche devrait idéalement être réalisée lors d’une people review pour favoriser un consensus parmi les décideurs.

Établir un plan de suivi : Utilisez les résultats pour établir un plan de formation personnalisé et mettre en place des initiatives de développement professionnel qui répondent aux besoins identifiés. Cela pourrait signifier des formations spécifiques, du mentorat ou même des changements de rôle pour maximiser le potentiel du collaborateur.

Construire sa matrice 9 box est un gage d’efficacité pour piloter les talents et aligner au mieux les ressources humaines aux besoins stratégiques de l’entreprise.

Les avantages de l’utiliser au sein de sa people review ? 

Intégrer la matrice 9 box dans le cadre de la people review offre de nombreux bénéfices qui peuvent transformer la façon dont une entreprise gère ses talents. Voici une exploration plus approfondie des avantages stratégiques :

• Objectivité et transparence : La matrice 9 box injecte une dose d’objectivité dans ce qui peut autrement être des conversations complexes et subjectives sur la performance et le potentiel des collaborateurs. En disposant de critères définis pour chaque axe de la matrice, les entreprises standardisent le processus d’évaluation. Cette uniformité permet de réduire les biais individuels qui pourraient influencer involontairement les appréciations. La transparence est également un atout, car les évaluations basées sur cette matrice sont plus compréhensibles pour tous les acteurs impliqués. Cela simplifie la communication en interne, en assurant que chaque employé comprend comment et pourquoi ils se situent à tel ou tel endroit sur la grille.

• Identification des hauts potentiels :Utiliser la 9 box lors d’une revue des talents permet une identification rapide et précise des hauts potentiels au sein de l’organisation. Ces employés, qui se trouvent dans les cases indiquant une haute performance et un haut potentiel, sont souvent les futurs leaders ou experts clés de l’entreprise. En concentrant les efforts de développement sur ces individus, l’entreprise peut s’assurer que ces talents ne passent pas inaperçus et ne cherchent pas d’opportunités ailleurs. Cette identification aide également les ressources humaines à prévoir les successions et à anticiper les besoins en développement des compétences à long terme.

• Alignement stratégique : La matrice 9 box facilite l’alignement entre les stratégies de gestion des talents et les objectifs globaux de l’entreprise. En ayant une vue d’ensemble sur la performance et le potentiel de l’ensemble des employés, les décideurs peuvent ajuster leurs stratégies de développement pour répondre de manière plus efficace aux défis actuels et futurs. Cela crée un cadre dans lequel les décisions concernant la promotion, le développement et l’allocation des ressources humaines sont directement liées aux priorités stratégiques de l’organisation.

• Communication et engagement : L’utilisation de la 9 box au sein des people reviews peut transformer la communication entre managers et équipes. Elle permet d’encadrer les discussions autour d’éléments concrets plutôt que de perceptions subjectives. Ce cadre favorise un dialogue plus honnête et constructif qui peut renforcer l’engagement des employés. Les collaborateurs se sentent plus investis lorsqu’ils savent que leur développement professionnel est pris en considération via un outil structuré et équitable.

• Planification approfondie du développement : En visualisant clairement qui se situe où sur la matrice, les entreprises peuvent élaborer des plans de développement plus ciblés et personnalisés. Cela peut inclure la définition de programmes de formation spécifiques, la mise en place de séances de mentorat, ou la préparation de nouveaux rôles pour les talents identifiés. Cela aide à adosser le développement des compétences individuelles aux besoins de l’entreprise, tout en maintenant les employés motivés par des parcours de carrière clairs et personnalisés.

L’analyse de la matrice 9 box 

La matrice 9 box est un outil puissant non seulement pour évaluer, mais aussi pour analyser et comprendre les dynamiques internes d’une équipe. Passons en revue chaque case de la grille pour mieux cerner ce qu’elles révèlent sur vos collaborateurs.

Talent gaché 

Dans cette case, on retrouve des collaborateurs qui affichent un processus performant mais dont le potentiel est sous-exploité. Ces talents, bien qu’effectivement performants, pourraient offrir beaucoup plus à l’entreprise s’ils étaient correctement stimulés. L’enjeu pour les responsables RH est de comprendre ce qui entrave leur développement – manque de motivation, absence de perspectives claires ? – et d’établir un plan de développement qui capitalise sur leur talent latent.

Erreur de casting 

Les employés placés ici dans la 9 box sont ceux dont ni la performance actuelle ni le potentiel de développement ne correspondent aux attentes. Cela peut être dû à une mauvaise intégration ou à un rôle qui ne convient pas à leurs compétences. Ces situations nécessitent un examen approfondi : une formation peut-elle redresser la situation, ou faut-il envisager une redéfinition du poste pour mieux répondre à leurs capacités intrinsèques ? 

Sous performance

Cette catégorie regroupe les collaborateurs ayant des performances basses mais avec un potentiel présent. La cartographie des compétences est cruciale pour identifier les lacunes et définir comment combler cet écart. Avec un suivi approprié, comprenant du coaching et de la formation, ces employés pourraient améliorer leur performance significativement.

Profil très prometteur

Les talents situés ici ont un potentiel élevé mais leurs performances actuelles ne le reflètent pas encore entièrement. Souvent, cela indique qu’une opportunité de formation ou un changement de rôle pourrait être le catalyseur nécessaire pour libérer leur potentiel. Anticipez cela en établissant un plan de formation adapté à leurs besoins spécifiques et engagez-vous à les suivre de près.

Employé clé

Ces collaborateurs réalisent régulièrement des performances élevées mais montrent peu de potentiel pour progresser vers des rôles plus élevés. Bien qu’ils soient essentiels pour la stabilité de l’équipe, il est crucial de continuer à les motiver pour les empêcher de stagner ou de quitter l’entreprise. Leur rôle devrait être valorisé, et il convient de trouver des moyens pour reconnaître et récompenser leur contribution constante.

Acceptable 

Placés au centre de la matrice, ces employés ont une performance et un potentiel moyens. Ils remplissent leurs rôles de manière satisfaisante, mais sans exceller ni chuter. Pour eux, il est important de créer des opportunités d’engagement qui les pousseront à sortir de leur zone de confort. Cela pourrait inclure des projets spéciaux ou une exposition à de nouveaux défis pour les encourager à développer leurs compétences.

Future leader 

C’est ici que vous trouverez vos étoiles montantes – ceux dont les performances et le potentiel sont tous deux élevés. Ces individus sont des candidats idéaux pour des postes de direction ou des responsabilités accrues à l’avenir. Il est impératif de les garder engagés et motivés avec un parcours de carrière bien tracé et des défis continus pour garder leur motivation au plus haut.

Professionnel remarquable 

Ici se trouvent ceux qui montrent des performances exceptionnelles, associés à un fort potentiel de développement. Ces talents peuvent être rapidement préparés à des responsabilités accrues. Ils doivent être prioritaires dans toute initiative de développement des talents, et les stratégies de rétention devraient inclure des missions de haut niveau pour ne pas les perdre.

Efficace et solide 

Ces collaborateurs combinent haute performance avec une grande fiabilité et un certain potentiel. Ils sont le pilier de l’équipe, souvent silencieux mais indispensables. L’objectif ici est de maintenir leur niveau d’engagement en leur fournissant des projets diversifiés qui éviteront la monotonie et encourageront une croissance soutenue.

Le plan d’action à mettre en place avec la 9 box 

Une fois l’analyse de la matrice 9 box effectuée, l’étape cruciale consiste à traduire ces insights en actions concrètes. Un plan d’action bien conçu est essentiel pour s’assurer que chaque employé reçoit le soutien nécessaire pour atteindre son plein potentiel. Voici quelques étapes clés :

Individualisation des plans de développement :

• Talents gâchés : Identifiez les obstacles spécifiques qui empêchent ces collaborateurs de briller et concevez un plan qui priorise le développement de leurs compétences sous-exploitées. 
• Sous-performants au potentiel élevé : Mettez en place des programmes de formation ciblés qui comblent les lacunes identifiées lors de la cartographie des compétences.

Stratégies de rétention pour les hauts performants :

• Employés clés et professionnels remarquables : Introduisez des systèmes de reconnaissance et des opportunités de développement. Cela peut inclure des rotations de poste ou des missions spéciales qui stimulent leur engagement continu.

Préparation des futurs leaders :

• Futures leaders et profils très prometteurs : Assurez-vous qu’ils disposent des mentors et du support nécessaire pour leur progression. Ceci peut inclure des formations en leadership ou un positionnement sur des projets de grande envergure.

Réévaluation et coaching :

• Erreurs de casting et évaluation acceptable : Réévaluer le rôle ou le poste occupé par ces employés. Parfois, une redéfinition des responsabilités ou du coaching individuel peut transformer leur contribution à l’entreprise.

L’utilisation d’un logiciel GPEC pour sa people review 

Intégrer un logiciel de Gestion Prévisionnelle des Emplois et des Compétences (GPEC) dans votre people review peut considérablement enrichir votre approche de la matrice 9 box. Voici comment :

Centralisation des données : Les logiciels GPEC permettent de centraliser toutes les informations sur les compétences, performances, et évaluations des employés. Cela facilite l’accès et l’analyse comparative des données, offrant une vue d’ensemble plus précise.

Automatisation des processus : Grâce à l’automatisation, les évaluations de performance et de potentiel peuvent être mises à jour en temps réel. Cela réduit non seulement les erreurs humaines mais libère également du temps pour se concentrer sur l’analyse et le développement stratégique.

Personnalisation des plans de développement : Les fonctionnalités avancées des logiciels GPEC permettent de préparer et suivre les plans de formation. Ils suggèrent des parcours d’apprentissage personnalisés et des programmes de développement adaptés aux besoins individuels de chaque employé.

Suivi et ajustement continu : Le logiciel permet un suivi régulier de la progression des collaborateurs grâce à des indicateurs clés de performance. L’entreprise peut adapter ses stratégies de gestion des talents en fonction des résultats obtenus, assurant une réactivité agile face aux besoins évolutifs.

Engagement et feedback : Un logiciel GPEC sert également à recueillir le feedback en continu des employés, enrichissant ainsi la people review. Cela améliore la communication et l’engagement des collaborateurs en les impliquant activement dans leur propre développement.

Par exemple, le logiciel d’entretien et de GPEC Skeely, vous permet de mettre en place votre people review en utilisant des outils comme la cartographie des compétences, la matrice 9 box ou un module formation complet. Skeely est l’outil parfait pour évaluer vos talents et réaliser un suivi minutieux, tout en anticipant la création d’un plan de formation. 

En intégrant un logiciel GPEC dans l’analyse de la matrice 9 box, les entreprises bénéficient d’une démarche plus structurée, efficiente et efficace pour faire émerger et développer les talents au sein de leur organisation.

FAQ : La matrice 9 box 

Intégrer la matrice dans sa gestion des talents 

L’intégration de la matrice 9 box dans la gestion des talents s’avère être une démarche stratégique essentielle pour tirer le meilleur parti des ressources humaines. Premièrement, elle permet une vision claire et synthétique des performances et potentiels individuels, facilitant ainsi la prise de décisions éclairées. En centralisant cette évaluation, les RH peuvent mieux anticiper les besoins en développement et en succession. Elle sert également à identifier les opportunités de mobilité interne, où les collaborateurs peuvent être repositionnés là où leurs compétences et leur potentiel seront le plus efficacement exploités. De plus, en couplant l’utilité de la matrice à des retours réguliers lors de la people review, on favorise un climat de dialogue constructif et une culture d’amélioration continue. Pour une intégration optimale, il est crucial de former les managers à l’utilisation de cet outil, garantissant ainsi que les critères d’évaluation sont appliqués de manière uniforme à travers l’organisation.

Les points de vigilance avec la matrice 9 box 

Bien que la matrice 9 box soit un outil puissant, elle n’est pas exempte de limitations et doit être utilisée avec discernement. Il est important de ne pas la voir comme une solution unique. Premièrement, les évaluations qui la peuplent doivent reposer sur des données solides et régulièrement mises à jour pour éviter des décalages entre perception et réalité. De plus, il est essentiel de prendre en compte le contexte externe : la performance d’un individu peut être influencée par des facteurs conjoncturels et non seulement par ses capacités intrinsèques. Un autre point de vigilance réside dans la stigmatisation possible. Placer un collaborateur dans une case de sous-performance peut avoir un impact négatif sur sa motivation s’il perçoit cela comme une étiquette plutôt qu’une opportunité de développement. Enfin, il est crucial de garder à l’esprit que cette matrice ne remplace pas les échanges humains ni l’écoute active des aspirations des collaborateurs.

La différence entre potentiel et performance

Dans le contexte de la matrice 9 box, il est essentiel de distinguer clairement entre potentiel et performance, deux axes primordiaux de l’évaluation des talents.

Performance se réfère aux résultats tangibles qu’un collaborateur a réalisés dans son rôle actuel. C’est une mesure des succès passés, souvent quantifiée à l’aide d’indicateurs clairs tels que l’atteinte d’objectifs, la productivité ou la qualité du travail livré. La performance est liée à ce que l’employé fait actuellement, comment il réalise ses tâches et dépasse ou non les attentes fixées. Évaluer la performance implique un examen des accomplissements concrets et comparables.

En revanche, le potentiel est une évaluation plus conjecturale et tournée vers l’avenir. Il s’agit de déterminer la capacité d’un employé à grandir, à évoluer au sein de l’organisation, à endosser des responsabilités plus complexes ou à s’adapter à de nouveaux rôles. Contrairement à la performance, le potentiel est souvent plus subjectif et repose sur des qualités moins facilement mesurables comme la capacité d’apprentissage, le leadership émergent, l’innovation ou encore la résilience. Le potentiel examine ce qu’un collaborateur pourrait accomplir dans le futur avec les bons développements et appuis.

Ces deux dimensions jouent un rôle crucial dans les décisions de gestion des talents. Tandis que la performance garantit la satisfaction des besoins actuels de l’entreprise, le potentiel vise à préparer l’organisation pour ses défis futurs. Une compréhension nuancée de ces concepts permet aux entreprises de structurer des plans de développement et de succession optimaux, assurant une approche équilibrée dans le développement des ressources humaines.