L’entretien annuel est un outil puissant pour fidéliser les collaborateurs, impliquer chaque salarié dans le développement de l’entreprise, déceler d’éventuels dysfonctionnements dans les équipes, ou encore pour renforcer sa culture d’entreprise. Les feedbacks récoltés pendant ces entretiens sont une véritable mine d’or pour toutes les structures souhaitant booster leur croissance.
Sur le papier, les entretiens annuels semblent indispensables pour toutes les entreprises qui souhaitent accélérer leur croissance. Seulement voilà, aujourd’hui, seulement 60 % des employés réalisent un entretien annuel. Les principales raisons évoquées ?
- Le manque de ressources ou de temps.
- Le manque de formation des managers.
- La perception d’inefficacité de ces entretiens.
- Des outils inexistants ou inadaptés.
- Des processus brouillons ou difficiles à suivre.
Pour nous, ces raisons ne sont que des excuses ! Avec une méthode structurée et un outil parfaitement adapté, vous pouvez réaliser une campagne d’entretien annuel avec un taux de réalisation de 100%.
Avec Skeely, nous appliquons une méthode permettant à la fois de gagner du temps dans la réalisation de la campagne d’entretien, d’engager l’ensemble des managers dans la démarche et d’analyser les résultats obtenus de manière micro et macro.
Une méthode en 3 étapes pour 100% d’entretiens
Vous aussi, obtenez le pourcentage de réalisation parfait ! L’objectif de tous les responsables RH en charge des entretiens. La méthode que l’on vous propose ici est appliquée par la quasi-totalité de nos clients Skeely. Très simple à mettre en place, elle apporte tous les éléments indispensables à la réussite de vos entretiens annuels.
Ce processus s’applique pour toutes les tailles d’entreprise, de la TPE au groupe international. Pourquoi ? Car il reprend des principes simples d’organisation et utilise un logiciel facile à prendre en main pour tous les acteurs de l’entreprise (collaborateur, manager et RH).
Etape 1 : Préparer et planifier sa campagne d’entretiens annuels
La toute première étape consiste à définir quand aura lieu la campagne d’entretiens. Il est vivement recommandé de les réaliser sur une période définie. Pourquoi ? Car mettre du cadre va apporter de la structure aux managers et permettre d’accélérer le processus.
3 mois : Le temps idéal pour réaliser l’ensemble des entretiens
Nous recommandons 3 mois pour réaliser l’ensemble des entretiens. Cette durée permet à la fois aux managers de s’organiser sans contrainte pour réaliser leurs entretiens, et aux RH de gérer rapidement cette mission qui peut parfois être assez lourde entre l’accompagnement et l’analyse des données.
Un autre effet est que vous allez augmenter le nombre d’entretiens réalisés. Il arrive très souvent que certains managers, pour X raisons, ne réalisent pas tous leurs entretiens. En apportant un cadre défini, une forme de motivation s’installe, et nous enregistrons une augmentation de plus de 50% de réalisation des entretiens chez nos clients. Le facteur temporalité n’est pas le seul, mais il y contribue fortement.
Privilégiez les entretiens en période creuse
Pour répondre à l’affirmation des managers « Je n’ai pas le temps », essayez d’organiser vos entretiens pendant vos périodes creuses, identifiez le moment où l’activité n’est pas à son sommet et où les collaborateurs sont présents ! Car réaliser ses entretiens en août, par exemple, peut être compliqué.
Une trame facile à compléter
Rien de pire que de réaliser un entretien sans préparation, sans support, ou avec des questions qui n’ont rien à voir avec l’activité du collaborateur.
Chaque type d’entretien (professionnel, de bilan, annuel, etc.) est différent et répond à un besoin bien spécifique. L’entretien annuel permet :
- De faire le point sur l’année précédente
- De fixer des objectifs sur la période à venir
- D’analyser les compétences du collaborateur
- De récupérer des informations pour améliorer le fonctionnement de l’entreprise
Pour cela, on vous recommande de découper votre trame en 4 parties bien structurées.
Cela peut paraître évident, mais trop de trames d’entretiens ne sont pas claires des exemples ?
- Des questions pour le collaborateur qui ne lui sont pas destinées
- Des tableaux d’objectifs non adaptés en termes de place
- Impossibilité de laisser des commentaires
- Une trame générique qui pose des questions ne correspondant pas du tout au métier
Dans cette image tirée de Skeely, nous visualisons directement dans quelle section nous sommes (Bilan de l’année écoulée), les réponses du collaborateur à gauche et du manager à droite, ainsi que la possibilité d’ajouter des commentaires.
Une trame dynamique ? C’est possible !
C’est vrai, dans le point précédent nous avons dit qu’il fallait une structure simple, et là on parle de trames dynamiques ! On vous explique 😉
Le meilleur exemple va être la question compétence, si je prends deux métiers, comptable et chef de chantier, nous sommes tous d’accord pour dire que les compétences attendues n’ont rien à voir. Et pourtant la trame d’entretien se doit d’être identique. Alors, comment faire ? En créant une question dynamique.
Tous les bons outils de réalisation d’entretiens annuels permettent d’enregistrer des fiches métiers comprenant les compétences attendues. Ainsi, je peux définir que la question compétence s’adaptera au métier du collaborateur, et modifiera automatiquement les softskills et hardskills à évaluer.
Etape 2 : Former les RH, Managers et collaborateurs
Tout est prêt pour réaliser ses entretiens, maintenant il est temps de communiquer avec les équipes. C’est certainement l’élément le plus important. Si les campagnes sont non complétées ou avortées c’est lié à un manque de sens des salariés, et à une mauvaise compréhension de l’importance de la démarche.
Formation des RH
Les RH ne vont pas avoir besoin d’une formation sur le sens, mais plutôt sur la méthode. Quel va être leur rôle dans cette campagne d’entretiens annuels ?
Il est indispensable que le service RH soit au courant du processus en cours, des dates, des trames, etc. Pour pouvoir faire un suivi, connaître les points à analyser en priorité, accompagner et aider les managers/collaborateurs en difficulté, et pouvoir exploiter tout le potentiel des données récoltées.
Formation des managers
Pour les managers, il faut tout d’abord expliquer pourquoi nous faisons des entretiens annuels, donner du sens. On entend trop souvent « ça ne sert à rien » ou « de toute façon mon équipe s’en fiche ». C’est normal! Si l’on n’explique pas l’importance de cet entretien, et tout ce que cela va apporter au manager, aucune chance qu’il soit investi!
Ensuite, il faudra le former à la méthode attendue. Si vous utilisez un outil c’est facile! Une démonstration, un tuto en ligne et c’est partie ! Profitez-en également pour balayer l’ensemble de la trame, il est indispensable que chaque question soit bien comprise.
Formation des collaborateurs
Ici on se rapproche de la formation manager, mais dans une version simplifiée. Il faudra encore une fois donner du sens et leur expliquer ce que peut leur apporter l’entretien annuel dans leur quotidien.
Ensuite, réalisez une formation à l’outil et/ou à la méthode, en mettant l’accent sur ce qui les concerne dans les actions à réaliser.
Webinar : La solution idéale pour les équipes à distance
Soyez malins! Ne faites pas l’erreur de faire le tour des agences pour former vos équipes. Réalisez des webinars est une solution souple qui mettra :
- de former tout le monde en une seule fois
- de gagner du temps
- d’obtenir un replay pour pouvoir revisionner la formation au besoin
C’est la meilleure solution, testée et approuvée par tous nos clients Skeely !
Etape 3 : Démarrer et suivre la campagne
Cette fois, tout est prêt pour le démarrage ! La campagne d’entretien annuel est prête, les équipes sont formées, la machine est lancée !
En tant que RH, le plus dur est fait, mais le travail n’est pas terminé pour autant. Il est important de pouvoir suivre la progression de la campagne et d’accompagner les collaborateurs en difficulté.
Un suivi en direct live !
Comment savoir quels managers ont terminé leurs entretiens, et les mauvais élèves n’ayant pas commencé ?
Faire un suivi de l’avancement des campagnes d’entretiens va permettre d’identifier et d’accompagner les managers ayant pris du retard pour diverses raisons (manque de temps, incompréhension, collaborateurs absents, etc). Vous allez renforcer l’image d’importance des entretiens annuels en montrant qu’il est important de les réaliser.
Si vous réalisez des entretiens papiers, la difficulté va être de récupérer tous les entretiens (sans parler de l’analyse derrière), et d’autant plus si votre entreprise est répartie aux quatre coins de la France. Si la formation des managers a bien été réalisée, la récupération devrait se dérouler sans accroc.
Si par contre vous utilisez un outil, assurez-vous qu’il y est une fonctionnalité de suivi des campagnes. Il vous permettra de voir en temps réels l’avancement manager par manager, envoyer des relances si nécessaire et accompagner ceux en difficulté.
Accompagner sans être débordé
Comme souligné juste avant, le suivi permet d’aider les collaborateurs et managers en difficultés sur le processus d’entretien. L’objectif n’est pas non plus que l’accompagnement prenne la majorité du temps.
Pour cela des astuces simples peuvent être appliquées :
- La formation : C’est le premier élément qui va vous permettre d’éviter au maximum d’être sollicité. Je vous invite à remonter quelques paragraphes pour plus de détails.
- Tuto et mini FAQ : Rien de tel qu’une vidéo et un ensemble de questions/réponses pour accompagner un salarié perdu. Ces supports doivent couvrir les interrogations les plus fréquentes rencontrées.
- Indications sur les trames : À la manière d’un mini tuto, ajoutez des indications claires au début de chaque question, cela permettra de comprendre immédiatement quelle réponse apporter, et sous quel format
- Un bouton HELP : Pour ceux qui utilisent un logiciel, assurez-vous qu’un système de support soit disponible pour vous épauler dans vos accompagnements, ils répondront aux questions techniques et vous apporteront des solutions sur des bugs, des améliorations ou des interrogations trop complexes pour vous.
Etape Bonus : Analyser et exploiter les résultats des entretiens annuels
Voilà, vous avez désormais toutes les clés pour réaliser vos campagnes d’entretiens annuels. Mais nous souhaitons tout de même pour partager une dernière étape bonus, l’analyse des résultats.
Avec des entretiens bien réalisés, vous devriez pouvoir :
- Déceler des dysfonctionnements matériels, de management, d’équipes, etc.
- Récolter des suggestions d’améliorations de l’entreprise et des métiers
- Analyser l’ensemble des compétences de l’entreprise et réaliser la GPEC
- Visualiser la réussite des objectifs globaux de l’entreprise
- Évaluer l’équilibre vie pro / vie perso de l’ensemble des collaborateurs
Sans outil, cette analyse va devoir se faire à la main, vous allez devoir lire chaque entretien, classer les réponses dans des tableurs et contacter un à un les managers concernés par de potentiels problèmes (à condition d’avoir lu le bon rapport).
Au retour de nos clients, avant utilisation de Skeely, cette analyse prend entre 1 semaine (50 collaborateurs) et 3 mois (4500 collaborateurs).
Pour obtenir des résultats instantanés, l’utilisation d’un outil adapté est indispensable. Par exemple, la matrice des compétences ci-dessous se génère dès qu’un collaborateur termine son entretien. Elle permet de voir en temps réel si le niveau de compétence attendue sur un métier est bien détenu par les personnes qui l’exercent.
